Si estás cansado de las reuniones de trabajo interminables y que no llegan a nada (o casi), esta nota es para vos. Te contamos las claves que un experto en productividad indica para que los encuentros laborales sean productivas y de calidad.
En un informe publicado por el sitio español Bussines Insider el experto en productividad Berto Pena brinda algunos consejos a seguir para lograr que las reuniones de trabajo sean más productivas.
Las reuniones son una forma común para tomar ciertas decisiones y ejecutar muchas de las tareas que llevan adelante los equipos de trabajo. Sin embargo, según Pena, éstas, en ocasiones, pueden ser contraproducentes y eso se debe a que no las realizamos de manera correcta.
Muchos grupos ya deberían ser expertos en el tema ya que en su año laboral las reuniones se suceden una tras otra. Pero aun así no se tiene la capacidad de que sean momentos productivos y muchas veces sus participantes sienten que pierden el tiempo y no se llega a los objetivos que se persiguen con las mismas.
Pena destaca que uno de los principales errores es convocar las reuniones a la ligera y de ahí viene el primer consejo:
- Antes de generar una reunión debemos analizar si realmente es necesaria o si quizás el tema podría resolverse
de otra forma, como por ejemplo por mail o correo. También se debe contemplar que quizás no sea necesario que estén todas las personas que pensamos convocar. Podemos hacer encuentros con menos gente. - Al hacer la reunión debemos centrarnos en la agenda y los objetivos de la misma. Para esto tenemos que tener muy claros los puntos más importantes a tratar y qué es lo que se pretende conseguir con esta reunión.
- Es importante la preparación de cada uno de los participantes antes de acudir al encuentro. Todos tienen que conocer qué temas se tratarán, leer la información que sea necesaria e incluso ir anotando ideas o dudas con respecto a los distintos tópicos. Esto evitará alargar las
reuniones y hará que todos lleguen más enfocados a ese momento. - Controlar el tiempo, calcular las intervenciones, establecer una duración y procurar cumplirla. Pena indica que “las reuniones se han convertido en lugares de opinión, en vez de lugares o centros de decisión” y esto indudablemente genera pérdidas de tiempo que no conducen a resolver las cuestiones que se necesitan.
- Para concretar qué acciones se van a llevar a cabo, tenemos que hacernos 3 preguntas clave: qué es lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo.
Con estas medidas podremos evitar esas tediosas reuniones interminables que siempre nos dejan con gusto a “no resolvimos nada”.
