Un ambiente de trabajo organizado traerá muchos beneficios para las personas y para las empresas. Poder lograr trabajar ordenadamente nos ayudará a ser más productivos, a reducir el estrés y a evitar conflictos. Te damos algunos tips para lograrlo.
Encontrarnos con un escritorio repleto de papeles, no saber con exactitud qué actividades tenemos que hacer, lidiar con gente que llega tarde a las reuniones… todas estas situaciones impactan de manera negativa en la productividad de los equipos de trabajo.
Cuando no hay orden en la realización de las actividades laborales todos lo padecen y tarde o temprano las metas no se cumplen. Se pierde tiempo, surgen problemas de comunicación y no se establecen prioridades claras. Todo esto lleva a que el equipo sea ineficiente y se desmotive.
En lo que respecta a la organización en el ámbito laboral hay que tener en cuenta algunas cuestiones.
La primera es quién es la persona desordenada, es decir qué lugar ocupa dentro del equipo de trabajo. No es lo mismo que sea un jefe que otro empleado de menor rango. Si el jefe es el desordenado el efecto es mayor y esta condición afectará gravemente al resto del grupo. Cuando se trata de un colaborador, si bien también impacta en los demás, las posibilidades de mejora o corrección son mayores.
El rol del jefe
Cuando un empleado no cumple con su trabajo generando desorden en la empresa, el líder deberá evaluar las causas 
de esto. Puede que se trate del estilo de trabajo de esa persona pero también las fallas pueden deberse a una sobrecarga de actividades o a la falta de competencias necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas.
En una nota publicada por El Cronista, Alejandro Melamed, director General de Humanize Consulting, indica que frente a colaboradores desorganizados hay que “escucharlos, transparentar el problema, fijar fechas precisas para determinados objetivos y mostrar las consecuencias concretas del desorden”.
Otro especialista afirma que como el cambio no se da inmediatamente, el líder puede hallar estrategias que mejoren la situación, como adelantar fechas de entrega frente a empleados que siempre terminan sus trabajos a último momento.
Qué hacer
Algunas de las recomendaciones de los especialistas para mejorar la organización en los equipos de trabajo son:
- Dimensionar el problema y conversar abiertamente con el colaborador. Darle feedback sobre cómo evoluciona en su proceso por lograr un mejor orden en el trabajo.
- Explicar de manera clara el impacto que este desorden genera en los otros
y en el resultado final del equipo. - Revisar procesos y carga de trabajo en caso de que la desorganización no se deba sólo a una característica del empleado.
- Despejar escritorios: la acumulación de papeles hace que nos sintamos siempre retrasados y fatiga nuestro cerebro. Nos distrae, nos obliga a pensar en más de una cosa a la vez y a sacar tiempo de las tareas específicas para ordenar o encontrar lo que necesitamos.
- Organizar las tareas: se debe ayudar a los miembros del equipo a lograr la capacidad de dividir las actividades en partes más pequeñas y poder organizarlas. Los trabajadores desorganizados muy frecuentemente no son capaces de asignar adecuadamente su tiempo a tareas particulares. Una manera de mejorar esto es que el jefe y el colaborador se sienten juntos y por escrito establezcan metas, plazos y qué se espera lograr con cada proyecto que se inicia.
- Enseñar métodos de organización: relacionado con el punto anterior, será de gran ayuda brindar al colaborador herramientas para poder organizarse mejor.
- El líder debe ser empático: esto es clave para lograr superar la situación y ayudar a la persona que necesita aprender a organizarse.
Mejorando la organización en los equipos de trabajo lograremos aumentar la productividad, optimizar el tiempo, enfocarnos mejor en las actividades y ganar todos bienestar y comodidad en un ámbito tan importante como el laboral.